Von der Diagnose hin zum sauberen Offboarding – welche Schritte muss man gehen, wenn es um die Einführung oder die Migration eines digitalen Dokumentenarchivs geht? Viele Augen haben in 20 Jahren Unternehmensgeschichte viel gesehen. In dieser Infografik haben wir den von unseren kgs Consulting Helden bewährten Weg eines erfolgreichen Archiv-Projekts kurz zusammengefasst.

1. Diagnose & Fokus
Häufiger Startpunkt für ein Archivierungsprojekt ist die Feststellung, dass die Archivierung im Argen liegt, dass das DMS funktions- und kostentechnisch überdimensioniert ist, S/4HANA kostensensitiv eingeführt werden soll oder dringend zu orchestrierende hybride Systeme im Einsatz sind.

2. ROI
Auf einem weißen Blatt Papier lässt sich freier denken. Dort wird zunächst ein Modell gerechnet, das zum eigenen Unternehmen passt. Wo liegen Einsparpotentiale? Wie könnte ein attraktiver Investmentplan aussehen – Einmalinvestition oder Subscription?

3. PoC (Proof of Concept)
Hier wird eine komplette Analyse erstellt und der Machbarkeitsnachweis erbracht. Ein PoC dient der gemeinsamen Sicherheit, dass Zielzustände erreicht werden können und Investitionen aufgehen werden.

4. Kickoff & Testphasen
Nun sollte nicht „einfach ins Projekt gestolpert“ werden. Ein Kickoff ist dazu da, Rollen im Projekt zu vergeben, einen Zeitplan zu erstellen und auch banale Themen wie Benutzerzugänge sicherzustellen. Nur iterative Testphasen ermöglichen dann den stetigen Soll-Ist-Abgleich und geben die Sicherheit für ein erfolgreiches Migrations- oder Archivprojekt.

5. Offboarding
Sauberes Offboarding heißt, eine reale Abnahme der Leistungen plus eine Retrospektive des Projekts durchzuführen. Gegebenenfalls müssen Dokumentationen erstellt und muss Software geschult werden. Dieser Part sollte jedoch so schlank wie das Archiv selbst sein und dazu führen, dass sich alle „ready“ für weitere Archivprojekte fühlen.