Der SAP eigene Content Server ist für die rechtssichere Archivierung großer Dokumentenmengen nicht konzipiert. tia® stellt eine schlanke Middleware zwischen SAP und Storage dar und ermöglicht eine rechtssichere Dokumentenarchivierung, Datenarchivierung und Archivierung von Drucklisten über ArchiveLink, ILM und CMIS.
Mit dem kgs Archiv im Hintergrund haben wir die ganze SAP-Transformation im Unternehmen durchschritten: von SAP ECC auf MaxDB über SAP Suite on HANA bis zuletzt auf S4/HANA. Wir mussten dafür nichts im Archiv anpassen und konnten uns voll auf S4/HANA-Einführung konzentrieren.
Dr. Marco Lenck / ehem. Head of Group IT at Döhler
kgs bietet eine schlanke Archivierung, die sich am führenden ERP-System orientiert und sich sehr smart in unsere Unternehmensumgebung hat einbinden lassen.
Thomas Holzmann / SAP Basis Administrator at Hensoldt AG
tia® ermöglicht Unternehmen, nicht nur eine einheitliche Archivierungsstruktur zu nutzen, sondern Dokumente mit Intelligenz aufzuladen. Diese werden damit unabhängig vom Quellsystem sichtbar. Das intelligente Dokument der Zukunft weiß, woher es kommt, wie seine Aufbewahrungsfristen sind, wie häufig es gesucht wird, wer es suchen darf und weiteres. Aufwändige und vor allem teure Projekte zur Datenreplikation zwischen den führenden Anwendungen werden mit tia® obsolet.
Benny Schröder / Head of R&D at KGS Software GmbH
SAP Dokumentenarchivierung
Warum aus SAP archivieren?
Der SAP eigene Content Server eignet sich nicht für die rechtssichere dauerhafte Verwaltung von großen Dokumentenmengen. Auch die SAP selbst empfiehlt ihren für SAP Kunden kostenlosen Content Server nur als einen temporären Ablageort für eine kurzfristige Ablage geringer Datenmengen. Archivierung bedeutet jedoch, langfristig und nach rechtlichen Vorgaben, Dokumente zu archivieren, wobei die Menge in einem normalen Unternehmensbetrieb natürlich kontinuierlich zunimmt. Eine Archivlösung muss demnach her, die eine Verbindung zwischen der führenden Anwendung SAP und dem Speichersystem schafft.
Aufgrund der rasanten Entwicklung der Speichersysteme in den letzten Jahren, eröffnet sich heute SAP zentrierten Unternehmen die Möglichkeit, einen sehr individuellen und schlanken Weg der Archivierung zu gehen. Dieser sollte zukunftsfähig sein, das heißt ganz unabhängig davon, ob der Schritt aus dem klassischen ERP hin zu SAP S/4HANA bereits gegangen wurde oder noch eine Zukunftsvision darstellt oder gar nicht in Betracht gezogen wird. SAP Systemwechsel, On-Premises, Hybride und reine Cloud-Anwendungen – eine SAP Archivierung muss all dies leisten können.
Archivieren statt DMS oder ECM
Viele Unternehmen im SAP Umfeld greifen für die Archivierung immer noch auf klassische DMS oder ECM-Systeme wie OpenText (IXOS), easy Software, SER oder IBM zurück. Diese wurden via ArchiveLink® an SAP angebunden. Diese Systeme sind jedoch für SAP nur bedingt geeignet, da sie als StandAlone-Systeme konzipiert sind und damit Rechte- und Metadatenlogiken mit sich bringen, die zu Konflikten und Komplexität führen. Zudem verfügen sie über eine Vielzahl von teureren, im SAP-Kontext aber nicht benötigten Funktionen.
Vorteile gegenüber DMS und ECM Systemen
Cloud und S/4HANA - ready durch CMIS
*Wichtig* - es stehen Änderungen an!
ArchiveLink® - die Wohlfühlschnittstelle aus der SAP On-Premises ERP Welt - wird das Cloudzeitalter nicht überleben. Wenn ein Unternehmen plant oder bereits auf dem Weg dahin ist, Cloudsysteme oder hybride Szenarien zu implementieren, ist der Zeitpunkt gekommen, auch die Dokumentenverwaltungs-Strategie zu überdenken. Ein neuer Schnittstellenstandard für das Handling ist jetzt gefragt: CMIS (Content Management Interoperability Services). Dieser SAP unabhängige Standard ermöglicht zudem die Zusammenführung aller Archivkonzepte auch anderer Cloud-Anwendungen im Unternehmen. Via Migration oder einem zwischengeschalteten tia® CMIS Proxy, lässt sich ein Übergang elegant und schnell angehen.
SAP Dokumente mit tia® archivieren
tia® ist das Archivsystem von kgs. Seit über 20 Jahren archiviert kgs für ihre Kunden - in enger Zusammenarbeit mit der SAP und umfassender SAP Zertifizierung - Dokumente und Daten aus SAP in diverse Speichersysteme.
SAP Datenarchivierung
Warum SAP-Daten archivieren?
Datenbanken in SAP Systemen wachsen in der Regel sehr schnell an. Die SAP Basis muss den Speicher ständig aufstocken und trotzdem sinkt die Performance. Um die online vorgehaltenen Daten in der Datenbank nachhaltig zu reduzieren, hilft auf Dauer nur eine Datenarchivierung. Im Gegensatz zur klassischen Dokumentenarchivierung, die in wenigen Dienstleistungstagen eingerichtet werden kann, ist die Datenarchivierung in aller Regel ein komplexeres Projekt. Neben der IT-Abteilung müssen auch die Fachbereiche eng in das Projekt mit einbezogen werden, da die Auswahl der Archivierungsobjekte stark von deren Anforderungen abhängt.
Drei Schritte der Datenarchivierung
1. Erzeugen
Archivdaten werden erzeugt.
2. Löschen
Datensätze werden aus deer Datenbank gelöscht.
3. Ablegen
Archivdateien werden im Archivsystem abgelegt.
Wichtige Kriterien und Lösung
Im SAP System sind Funktionen vorgesehen, um Daten, die nicht mehr in SAP im Online-Zugriff benötigt werden, über einen Massendatenexport aus der SAP Datenbank zu entfernen. Wichtig dabei ist, dass diese Daten auch nach der Archivierung weiterhin auswertbar bleiben. Bei diesem Archivierungs-Verfahren werden die SAP Belege (Datensätze) über Archivierungsobjekte in Archivdateien geschrieben und können dann über SAP ArchiveLink oder WEBDAV ILM auf ein Archivierungssystem ausgelagert werden. kgs bietet hierfür mit dem SAP-zertifizierten tia® Content Server eine ideale Archivplattform an, die passgenau auf die Anforderungen von SAP zugeschnitten ist und einen sehr schlanken Archivansatz darstellt.
Weiterführende Informationen
Links
Sie finden auf unserer Website eine Reihe von spannenden Seiten, die sich mit unserem Kernthema SAP Archivierung beschäftigen. Sprechen Sie uns gern an, wenn Sie darüber hinaus Informationen benötigen.
Webinar Tschüss ArchiveLink
Medien & Downloads
Downloads
Im Bereich Medien & Ressourcen finden Sie eine Vielzahl von Produktdatenblättern, Whitepapern und Case Studies zum Thema SAP Archivierung. Hier eine Auswahl: