Auch heute im digitalen Zeitalter denken viele Menschen beim Wort „Archivierung“ an Berge von Aktenordnern, verstaut in gigantischen Regalen. Archivierung ist heute aber so viel mehr als das – und noch dazu kann sie, mit der richtigen Lösung, intelligent, einfach und schnell sein.

„archivum“ lateinisch und „archeion“ altgriechisch – so lautete damals die Bezeichnung für Aktenschränke und Amtsgebäude, in denen bedeutende Dokumente und auch Urkunden aufbewahrt wurden. Heutzutage findet die Archivierung meist nur noch in elektronischer Form statt. Unter elektronischer bzw. digitaler Archivierung wird die dauerhafte, unveränderbare Aufbewahrung von Daten und Dokumenten in elektronischer Form verstanden. Auch Adjektive wie „langfristig“ oder „systematisch“ bringt man mit der Archivierung in Verbindung.

Ziel ist es, Daten und Dokumente nur noch gelegentlich bis gar nicht mehr zu verwenden und sie dennoch sicher und griffbereit zu halten. Denn viele Unterlagen verlieren nicht an Bedeutung, sondern besitzen einen wichtigen Referenzcharakter, so dass sie für das Unternehmen unerlässlich sind. Einige revisionssichere und rechtliche Aspekte aber auch Unternehmensinterne Richtlinien müssen bei der Archivierung berücksichtigt werden.