tia® Connector für SharePoint

tia® schließt die Lücke im Dokumenten-Lebenszyklus zwischen SharePoint und Storage mittels der neuen Archivierungslösung tia® Connector für SharePoint. Der tia® Connector setzt konsequent auf eine schlanke, ergänzende Komponente sowie Cloud-native Technologie und zeichnet sich beim Anwender durch das einfache, flexible Handling aus.

Warum tia® Connector für SharePoint?

Die Services der Microsoft O365 Suite sind in vielen Unternehmen fester Bestandteil der täglichen Arbeit. Insbesondere MS-Teams und SharePoint haben das miteinander Arbeiten nachhaltig verändert. Meetings finden überwiegend online statt und Projekte sowie Prozesse jeglicher Art lassen sich unterstützt von SharePoint abbilden. In diesen Prozessen spielen auch Dokumente häufig eine Rolle. Auch diese werden spielend leicht mit den genannten Services in die Zusammenarbeit integriert - darunter auch solche, die einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen, wobei ihre Unveränderbarkeit über eine definierte Laufzeit sichergestellt werden muss. Hierbei handelt es sich demnach um klassische Anforderungen der Archivierung! Diesen Anforderungen begegnen die genannten Microsoft Services aktuell nicht hinreichend.  

tia® schließt die Lücke im Dokumenten-Lebenszyklus zwischen SharePoint und Storage mittels der neuen Archivierungslösung tia® Connector für SharePoint. Die Vorteile der kgs Lösung? Weiterlesen!

Vorteile

Rechtskonforme Archivierung

Der tia® Connector ermöglicht es, Dokumente mit wenigen Klicks sauber und rechtssicher zu archivieren.

Schnelle Implementierung

Die vorhandenen SharePoint-Ablagen und Strukturen können weiterverwendet werden, der tia® Connector wird zentral aufgesetzt und nach Bedarf hinzugefügt.

 

Sicher sicheres archivieren

Um das Archiv zusätzlich zu schützen, erfolgt aus der Cloud Infrastruktur von SharePoint kein direkter Zugriff auf das gesamte Archiv, sondern nur auf das Dokument via eigens erzeugtem temporären Link.

 

Individuell und automatisiert

Zu archivierende Dokumente können selektiv durch den User bestimmt und die Archivierung selbst ausgelöst werden. Oder alternativ können Automatismen erstellt werden (auf Basis Labels oder Zeit gesteuert).

Flexibilität

Die mitgelieferten Flows sind voll funktional und können verändert, in bestehende Flows integriert oder direkt genutzt werden.

 

Umfassend

Alle Metadaten und Properties, die in SharePoint hinterlegt sind (User, Creation Time, Content Type, Content Length, etc.), werden an das Archiv übertragen.

Nutzenbasierte Abrechnung

Der tia® Connector für SharePoint ist als Subscription-Angebot verfügbar und für Bestandskunden als Teil der tia® Suite zusätzlich nutzbar.

 

In Planung

Durch die analoge Architektur, lässt sich zukünftig für Dokumente aus SharePoint und SAP ein echter Single Point of Truth realisieren. Zudem sollen Legal Holds das Löschen von Dokumenten verhindern können.

 

So funktioniert´s Schritt für Schritt

1 - Die Archivierungslösung wurde für SharePoint Online auf Basis von Power Automate konzipiert, eine Nutzung ist aus SharePoint möglich. Die User sind in diesem Rahmen bereits authentifiziert und berechtigt; es werden alle eingesetzten Sicherheitseinstellungen berücksichtigt.

2 - In der Ansicht der Dokumente wird für den User eine neue Spalte mit einem Actionbutton sichtbar. Über diesen kann ein Dokument manuell und selektiv archiviert werden. In Planung: Zukünftig sollen zudem via Formular weitere relevante Daten eingegeben werden können.

3 - Mit wenigen Klicks wird das Dokument mit allen relevanten Informationen archiviert. Ab sofort wird das originale Dokument durch einen Link ersetzt und ist jederzeit, vollkommen sicher über diesen einsehbar.

Compliance mit voll integrierter Lösung

Der Einsatzbereich von SharePoint in Unternehmen reicht vom einfachen Intranet bis hin zu komplexen Projektmanagement-Hubs. In allen Fällen werden, ganz gleich ob zu Personalthemen, Ingenieurwesen oder Herstellung, Dokumente erstellt und geteilt. Ob aus eigens auferlegten Qualitätssicherungs- oder gesetzlich festgelegten Compliance-Anforderungen, sind diese häufig archivierungspflichtig. Der tia® Connector für SharePoint hilft, diese Compliance zuverlässig herzustellen und eine schlanke, zentrale Archivplattform für Unternehmen zu gestalten.

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Weiterführende Informationen

Links

Hier finden Sie eine kleine Auswahl von spannenden Seiten rund um die möglichen Betriebsformen der Archivierung. Schauen Sie auch im Archiv-Ratgeber vorbei oder besuchen Sie unsere Webinarreihe "CMIS".

Archiv-Ratgeber
Der Weg zum Konzept
Pop-up-Archiv

Downloads & Artikel

Im Bereich Medien & Ressourcen finden Sie eine Vielzahl von Produktdatenblättern, Whitepapern, Case Studies und aktuelle Artikel zum Thema SAP Archivierung. Hier eine Auswahl:

tia® Core Flyer
Case Study EnBW
Case Study Lufthansa Group