Migration des Altarchivs über das kgs Migrationstool – RoI der Lösung 1,5 Jahre nach Systemeinführung erwartet.
Die 1&1 Telecommunication SE hat für die SAP-Archivierung das kgs Archiv eingeführt. Das neue Archiv läuft auf einem Linux-Standardserver und liegt auf einem Standard-FileSystem auf dem Storage – eine schlanke Lösung, die sich einfach betreiben lässt und wenig Maintenance benötigt. Das vorteilhafte Lizenzmodell von kgs führt dazu, dass 1&1 den Return-on-Investment schon 1,5 Jahre nach Systemeinführung erwartet.
Bei den meisten Archivsystemen muss der Anwender für jeden SAP-User, der aufgrund seiner Berechtigungen auf das Archiv zugreifen könnte, eine Archivlizenz bezahlen – auch für solche, die das Archiv gar nicht bzw. unbewusst nutzen. Bei kgs hingegen wird pro SAP-System abgerechnet. Das gibt größere Planungssicherheit, weil man weiß, dass mit weiteren SAP-Nutzern keine zusätzlichen Lizenzgebühren hinzukommen.
kgs Archiv auch für Personalakten
Während das bisherige Archiv für einen Teil der Dokumente weiterverwendet wird (wie etwa Kundenkorrespondenz), archiviert 1&1 in der kgs Lösung nun digitale Ein- und Ausgangsrechnungen sowie auch digitale Personalakten aus der Personalaktensoftware von Aconso. Hierzu musste lediglich von Aconso eine neue Konfigurationsdatei erstellt und auf die Aconso Server verteilt werden.
Die Migration organisierte das Unternehmen mit dem dafür konzipierten Tool kgs Migration. Den früheren Hersteller musste 1&1 für die Migration nicht bemühen, da diese über die normalen Standardschnittstellen läuft. Für das bisherige Archiv stellt sich der Zugriff durch den Migrationsserver von kgs damit wie ein normaler SAP-Zugriff dar. Die Umstellung des Archivsystems verlief im Hintergrund und ging im Wesentlichen unbemerkt vor sich. Der Zugriff auf Dokumente findet wie bisher vollständig in SAP über den Buchhaltungsbeleg statt, an den die archivierten Belege angehängt sind.
