2021 – Trends im Dokumentenmanagement und der Archivierung

Innovationen mitgehen, smartes Einsparen und das Übernehmen von Verantwortung sind die Trends, die im kommenden Jahr beim Dokumentenmanagement und der Archivierung den Ton angeben werden.

Ein außergewöhnliches Jahr liegt hinter uns und kaum jemand geht davon aus, dass wir im Januar 2021 zu „business as usual“ zurückkehren werden. Unsere Archivierungsexperten haben die Marktbewegungen analysiert und mit den technischen Möglichkeiten zusammengebracht, um die Trends für 2021 zu identifizieren. Das Ergebnis: Unternehmen sollten Innovation mitgehen, entscheidende Einsparungen durchsetzen und Verantwortung für die Umwelt übernehmen.

1. Trend: Innovation ist headless und offen

Die Hidden Champions dieser Welt machen es vor: Sie sind nahezu unsichtbar, überzeugen mit Leistung und erheben keinen Anspruch auf den eigenen Auftritt. Analog dazu kann man in der Softwarebranche von „Headless Systems“ sprechen. So benötigt beispielsweise ein führendes ERP-System keine Dokumentenverwaltung mit einem eigenen Frontend. Innovativer ist es, in eine Dokumentenlösung zu investieren, die unsichtbar im Hintergrund für zuverlässige Archivierung sorgt.

Die Offenheit der Systeme und leistungsfähige Schnittstellen sind wichtige Voraussetzungen für zukunftsfähige Geschäftsprozesse. Das Beispiel aus der SAP-Welt „ArchiveLink versus CMIS“ verdeutlicht die anstehenden Veränderungen und zeigt die Innovationen auf, die mitgegangen werden sollten. So bietet CMIS im Vergleich zu ArchiveLink einen SAP unabhängigen und Cloud optimierten Standard, der vollumfänglich Content Management (Metadaten, Versionierung, Rechte- und Rollenkonzepte etc.) Funktionen abbilden kann.

2. Trend: Sparen – Archivieren statt DMS und SaaS statt On-Premises

Das außergewöhnliche Jahr 2020 hat Worten, wie Einsparung, auf Eis gelegt und Investitionsstopp nahezu Flügel verliehen – das wird sich 2021 fortsetzen. Das Sparen sollte dabei jedoch nicht als Bremse für Innovation verstanden werden. Profitieren werden diejenigen, die sich auf das Wesentliche fokussieren und mit veränderten Prozessen Budgets für neue Felder freimachen können.

So lassen sich teure und funktionsreiche DMS oder ECM Systeme etwa durch intelligente Archivierungslösungen, die sich schon nach kurzer Zeit rechnen, ersetzen.

Darüber hinaus ist damit zu rechnen, dass sich der Software-as-a-Service-Trend 2021 verstärken wird. Selbst für den heiklen Bereich der Archivierung ist damit zu rechnen, dass sich SaaS in den nächsten Jahren zum führenden Betriebsmodell mausert.  Neben allen allgemeinen technischen, organisatorischen und steuerlichen Vorteilen, die SaaS-Lösungen mit sich bringen können, fällt immer auch die veränderte Kostenverteilung ins Gewicht. Eine Reduktion oder ein Stopp der Capex in der IT schließt demnach einen Systemwechsel nicht aus. Vielmehr werden neue Betriebsmodelle, wie etwa das sogenannte AaaS (Archivierung as a Service), die nötige Veränderung in der Systemlandschaft bringen und den Budget-Plänen dennoch entsprechen können.

3. Trend: Verantwortung übernehmen – Löschen ist „green“

Auf der ganzen Welt entstehen gigantische Rechenzentren, Milliarden von Servern müssen mit Strom versorgt und gekühlt werden. Der Grund: Je mehr Daten, desto mehr Energie wird für den Betrieb benötigt. Wer also seine Daten nicht unendlich dupliziert und vor allem regelmäßig löscht, tut etwas für die Umwelt. In 2021 werden sich die Konzepte und Techniken, die für eine richtlinienkonforme, möglichst autonome und intelligente Archivierung sowie Löschung von Daten sorgen, spürbar weiterentwickeln. Sie bilden die Grundlage für zukünftige Initiativen im Dokumentenmanagement.