Intelligente Archivierung: Zwei Mann - acht Terrabyte

Intelligente Archivierung: Zwei Mann – acht Terrabyte

Rüstungskonzern Hensoldt setzt auf kgs und profitiert von schlanken Prozessen, weniger Aufwand, reduzierten Kosten, großer Transparenz und mehr Flexibilität  

Der 2017 aus der von Airbus Defence and Space für Sensortechnologie hervorgegangene Rüstungskonzern Hensoldt hatte für die Daten- und Dokumentenarchivierung die etablierte Softwarelösung IBM FileNet P8 im Einsatz. Allerdings war man damit nicht sehr zufrieden, weil die Lösung nicht nur betreuungsintensiv, sondern auch teuer ist.

Thomas Holzmann ist SAP Basic Administrator bei Hensoldt und wollte diesen unbefriedigenden Zustand nicht länger hinnehmen. „IBM FileNet P8 war für uns eine Art Black Box. Wenn Probleme aufgetreten sind, gab es bei deren Lösung enorme Zeitverzögerungen, weil vielfach nicht nur unser Provider, sondern auch noch FileNet-Experten hinzugezogen werden mussten.“

Schlanke Archivierung

Eine Größenordnung von 2 Terrabyte ERP-Daten und 6 Terrabyte PLM-Daten galt es zu verwalten und zu archivieren – in erster Linie SAP-Dokumente und produktbezogene Dokumente und Dateien.  Holzmann war davon überzeugt, dass es andere und bessere Möglichkeiten für die Archivierung geben müsse als IBM FileNet P8– idealerweise eine hochintegrative Lösung, die eine Zwischenebene für die Archivierung überflüssig macht. Im Gespräch mit seinem Provider Datagroup lernte er die intelligenten Archivierungstools der KGS Software GmbH kennen. „Deren Ansatz und die Lösungen haben uns vom ersten Moment an überzeugt, und zwar aus diversen Gründen. Zum einen wegen des Portfolios, dem Preis und der Transparenz und zum anderen wegen der Tatsache, dass es sich um eine Lösung handelt, die sich transparent in unser ERP-System integriert.“

In der Gegenüberstellung der von Holzmann im Pflichtenheft definierten Ziele, überzeugten nicht nur die Funktionen der kgs Tools, sondern auch die langjährige SAP-Expertise des Softwareherstellers. „Da unsere Archivierung ausschließlich SAP betrifft, waren natürlich die SAP-Partnerschaft von kgs sowie die Tatsache, dass es sich um eine voll in SAP integrierte Lösung handelt, zugkräftige Argumente“, erinnert sich Holzmann, der gemeinsam mit einem Projektmanager und einem Archivierungsverantwortlichen am Entscheidungsprozess beteiligt war. Beeindruckt waren er und seine Kollegen aber vor allem vom Preis. Holzmann: „Das Kostenverhältnis war 1:10 – sprich die Archivierung mit IBM FileNet P8 hat uns das Zehnfache der kgs Lösung gekostet.“

Der kgs Moment

Im Dezember 2018 prüfte man das kgs Konzept und entschied sich im Januar 2019 für die Einführung des tia® Document Routers, tia® Content Servers sowie tia® Migration. Im März 2019 begann man mit der Vorbereitung und Umsetzung. Anfang Juli dann ging die intelligente Archivierungslösung tia® von kgs live – zunächst sechs Monate parallel zum FileNet-Betrieb. „Wir hatten vorher einen PoC (Proof of Concept) vereinbart, der sich - neben dem technischen Test – für uns wie eine Schulung darstellte, in dem wir komplett transparent und sehr anschaulich von den kgs Consultants lernten, wie wir selbst mit den Tools arbeiten können“, sagt der SAP-Basis-Administrator. Man sei von der Einfachheit, Transparenz und Fokussierung auf das Wesentliche sehr beeindruckt gewesen. Nach Migrationsstart hatte man innerhalb von sechs Wochen alle Daten und Dokumente – insgesamt 8 Terrabyte – zu tia® migriert 2 Wochen für die ERP-relevanten Daten und nochmal 3-4 Wochen für die PLM-relevanten Daten.

„Die Migration war mein persönlicher kgs Moment“, gibt Holzmann zu. „Der Umzug von IBM FileNet P8 zur kgs in dieser kurzen Zeit hat mich echt vom Hocker gehauen. So etwas hatte ich nicht erwartet.“ Als transparent, nachvollziehbar und sehr gut dokumentiert ordnet er dieses Migrationsprojekt ein, für das es auch seitens der IT-Leitung Lob und Anerkennung gab. „Wir erhielten zudem eine Abschlussdokumentation, die auf Audits durch Wirtschaftsprüfer zugeschnitten ist und uns daher auch auf dieser Seite Sicherheit gibt.“

Neue kgs Projekte

Nach dieser positiven Erfahrung mit der Einführung der kgs tia® Archivierung bei Hensoldt Sensors, könnte sich Holzmann vorstellen, kgs konzernweit auszurollen und auch bei dem Schwesterunternehmen Hensoldt Optronics einzuführen. „Zwar haben wir bei Hensoldt Sensors bisher hauptsächlich ERP- und PLM-Daten archiviert und in den anderen Unternehmensbereichen würde es neben ERP-Dateien auch um SAP-Business-Warehouse-Daten gehen, aber ich bin davon überzeugt, dass auch hier große Effekte zu beobachten sind“, schätzt Thomas Holzmann. 

Er würde kgs in jedem Fall weiterempfehlen – und das nicht nur intern. „Die Archivierung von kgs bietet genau das, was man benötigt. Schlank und effektiv. Die Lösung ist einfach zu bedienen, für maximale Transparenz und man kann das System selbst betreuen und benötigt keinen externen Dienstleister mehr“, meint der IT-Administrator.