kgs gibt Einblick in autonome Archivierung

KGS stellt sich im 20. Jahr seines Bestehens neu auf. Unter dem Brand „tia“ vereint der Archivhersteller alle bestehenden Produktmodule zu einer gemeinsamen Vision des intelligenten Dokumentenarchivs. tia steht für eine neue Generation der Archivierung, ist anschlussfähig an beliebige Anwendungen, Speicherlösungen und Cloudtechnologien und bietet für Unternehmen den Single Point of Truth in Sachen Dokumentenarchiv. Darüber hinaus entwickelt KGS mit tia neue Intelligenzen für autonome Archivierung.

SAP-Archivierung
KGS steht bereits seit 20 Jahren für eine schlanke Dokumentenarchivierung, die komplett in die führende Anwendung integriert ist. Bislang waren es vorrangig SAP-Anwenderunternehmen, die von diesem KGS-eigenen Archivansatz profitierten. Sie verfügen damit über eine Lösung, die im Gegensatz zum SAP-eigenen Content Server auch für die rechtssichere Verwaltung großer Dokumentenmengen geeignet ist, jedoch ohne den finanziellen und organisatorischen Overhead eines klassischen DMS- oder ECM-Systems auskommt.

KGS Archiv wird tia
„Unsere KGS-Vordenker sind bereits große Schritte gegangen, nun wird es Zeit, tia der Welt zu präsentieren,“ so Winfried Althaus, Geschäftsführer der KGS Software GmbH. Die Idee, das Thema Archivierung mit einer schlanken, fast unsichtbaren Software zu lösen, bleibt. Doch das neue Modell von KGS geht darüber hinaus: tia – the intelligent archive – schließt die finale Lücke im Lebenszyklus von Dokumenten im Unternehmen, ganz gleich welche Applikationen angeschlossen werden. „Im Jahr 2020 werden wir den Sprung in die großen Projekte machen und Archivierung auf ein neues, intelligentes Level heben“, so Althaus weiter.

Any Application, any storage
tia fügt sich flexibel in unterschiedliche IT-Systeme ein. Dabei gibt es weder Begrenzungen hinsichtlich der Frage, welche Storages angesteuert werden, noch, welche Anwendungen im Unternehmen existieren und ob sie in der Cloud oder on-premises betrieben werden. Für tia ist es daher kein Problem, wenn häufig neben der führenden Applikation SAP noch Tools wie Salesforce, Microsoft Dynamics oder andere Fachanwendungen und Portale im zentralen Betrieb stehen und auch aus diesen Systemen die Dokumente archiviert werden sollen. Auch eine Dokumentenarchivierung mit tia ganz ohne SAP ist dementsprechend möglich.

Single Point of Truth
Die Archivierung mit tia schafft einen Single Point of Truth (SPoT) für die Dokumente im Unternehmen. Der Begriff SPoT wird vor allem im Data-Warehousing verwendet. Es geht darum, einen allgemeingültigen, nicht redundanten Datenbestand zu haben. „In der tia Vision gehen wir jedoch noch über den bloßen nicht-redundanten Anspruch hinaus“ verdeutlicht Althaus. Benjamin Schröder, Head of Development und Support der KGS Software GmbH, führt aus: „tia ermöglicht Unternehmen, nicht nur eine einheitliche Archivierungsstruktur zu nutzen, sondern Dokumente mit Intelligenz aufzuladen. Diese werden damit unabhängig vom Quellsystem sichtbar. Das intelligente Dokument der Zukunft weiß, woher es kommt, wie seine Aufbewahrungsfristen sind, wie häufig es gesucht wird, wer es suchen darf und weiteres.“ Daraus ergeben sich diverse denkbare digitale Use-Cases: Ganz gleich, in welcher Anwendung – Salesforce, SAP und Co. – die Anwender arbeiten, sie können von überall alle archivierten Dokumente finden und darauf (je nach Rechtekonzept) zugreifen. Zudem lassen sich Anwendungen damit unabhängig ihrer archivierten Dokumente ohne Aufwand erweitern oder auch austauschen, denn alle Dokumente bleiben stets im Zugriff. „Aufwändige und vor allem teure Projekte zur Datenreplikation zwischen den führenden Anwendungen werden mit tia obsolet“ so Schröder.

Intelligenz für autonome Archivierung
KGS feilt an noch weiterer Intelligenz des Systems. „Wir möchten damit nicht mehr Raum für das Thema Archivierung in Unternehmen beanspruchen, sondern im Gegenteil unseren Ansatz der „unsichtbaren“ Lösung weiter stärken“ erklärt Althaus. Dabei steht „autonome Archivierung“ zum Beispiel im Rahmen von „Predictive Document Services“ auf der Agenda. So kann das Archiv der Zukunft unter anderem diverse Muster selbst erkennen und vorausschauend Optimierungsvorschläge bringen. Beispiele wären die nach finanziellen und rechtlichen Kriterien sinnvolle Verteilung der archivierten Dokumente auf entsprechende Storages oder eine regelbasierte Reorganisation der Storageablage für eine immer gleichbleibende Archivgröße, die entsprechend auch kostenstabil ist. Darüber hinaus ist „Self Healing“ ein wichtiges Stichwort: Zugriffs- und Zertifikatsprobleme können erkannt und korrupte Dokumente ersetzt bzw. wiederhergestellt werden. Über Dashboards lässt sich der Health­Status des Archivs jederzeit diagnostizieren, die Integrität jedes einzelnen Dokuments ist zu jeder Zeit transparent. Zuletzt finden sich im Archiv der Zukunft auch Machine bzw. Deep Learning Aspekte. Beispielsweise bringt tia ein „Gaspedal“ mit, das bei großen Dokumentenmigrationen selbstständig erkennt, welcher Migrationsumfang bei der aktuellen Last der Unternehmenssysteme sinnvoll ist. So können Migrationen für Anwender wie bislang auch unmerklich, jedoch darüber hinaus auch nahezu autonom und daher noch effizienter vonstattengehen.

Weitere Information zu tia gibt es auf www.meet-tia.com