Im Zuge der Digitalisierung ist es zur Normalität geworden, dass mehrere Personen ein Dokument bearbeiten und einsehen können. Ein Beispiel aus der Praxis verdeutlicht, weshalb es für viele Unternehmen lukrativ ist, über die Versionisierung von Dokumenten und Daten nachzudenken. Eine wichtige Pressemeldung wird fertiggestellt. Diese wird nun von den beteiligten Fachabteilungen geprüft und inhaltlich finalisiert. Jeder der Verantwortlichen speichert eine neue Version der Pressemeldung lokal auf seinem Rechner ab und leitet den neuen Entwurf per E-Mail zur weiteren Prüfung an einen Kollegen. Am Ende des Tages ist unklar, welche Version nun die aktuelle, freigegebene Version ist, die verschickt werden kann, und alle lokalen Rechner sind voller Arbeitsdateien, die Speicher benötigen.

Versionisierung beschreibt die Funktionsweise zur Erfassung von Änderungen an Dokumenten und Daten. Nach jeder Änderung an einem Dokument wird automatisch die neuste Version auf dem Archiv abgelegt. Zusätzlich ist es möglich, Änderungen an Daten anhand von Versionsnummern nachzuvollziehen. Somit ist ein Überblick über den kompletten Dokumentenlebenszyklus sichergestellt.