Im Allgemeinen sind es Software-Lösungen, die in der Verwaltung von digitalen Dokumenten und Informationen eingesetzt werden. Die bedeutenden Unterschiede liegen in Zweck, Aktualität der Dokumente, Sicherheit und Compliance.

Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) sind auf die umfassende Verwaltung von Dokumenten während ihres gesamten Lebenszyklus ausgerichtet. Sie konzentrieren sich auf aktive und dynamische Dokumente, die häufig bearbeitet werden. Ein DMS ist demnach für Mitarbeiter in Unternehmen konzipiert, die täglich mit Dokumenten arbeiten und sie verwalten müssen.

Digitale Archive spezialisieren sich auf die langfristige Aufbewahrung von Dokumenten, die nicht mehr aktiv bearbeitet werden und in erster Linie aus historischen oder Compliance-Gründen aufbewahrt werden. Diese werden oft von Organisationen genutzt, die eine rechtssichere und langfristige Speicherung von Informationen benötigen.

In der Praxis reicht meist eine schlanke Archivlösung völlig aus, um die nötigen Anwendungsbereiche abzubilden. Unsere Kunden hatten meistens zwar ein komplexes DMS im Einsatz, nutzten davon jedoch nur die Archivierung… das war zu teuer!

Wie ist das bei Ihnen?

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