Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wird zur Speicherung, Verwaltung und Archivierung sämtlicher Daten eines Unternehmens bzw. dessen gesamter Schriftgutverwaltung genutzt. Im Detail bildet ein DMS das elektronische Erfassen, Bearbeiten, Verwalten und Archivieren von Dokumenten verschiedenster Unternehmensbereiche wie Warenwirtschaft, Finanz- und Rechnungswesen oder Produktionsplanung ab. Heute wurde der Begriff DMS vom Enterprise Content Managementsystem (ECM) abgelöst und wird seither weniger verwendet.

Ziel eines konformen DMS ist es, jegliche relevante Dokumente für alle Mitarbeiter eines Unternehmens in kürzester Zeit abruf- und bearbeitbar zu machen. Ob Rechnungen, Verträge oder Lieferscheine – das DMS erfasst jedes Format und verwaltet diese als elektronische Dokumente.   

Ein DMS bringt einige Vorteile mit sich. Besonders interne Prozesse können durch die zeitnahe Abrufbarkeit von Dokumenten, bedeutend schneller und unkomplizierter abgewickelt werden. Die Erfahrung von kgs zeigt jedoch, dass ein DMS häufig von einer intelligenten Archivierungslösung ersetzt werden kann, da führende Systeme (beispielsweise SAP oder Microsoft) ein solches bereits integriert haben. Eine intelligente Archivlösung wie kgs tia® löst deshalb häufig zwei Probleme gleichzeitig: Dokumente werden fachgerecht archiviert und sind zudem unkompliziert einsehbar und jederzeit abrufbar.