Die DSGVO-konforme Archivierung ist ein zentraler Bestandteil der rechtssicheren Dokumentenverwaltung. Sie stellt sicher, dass personenbezogene Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeitet, gespeichert und gelöscht werden. Die DSGVO schreibt unter anderem vor, dass Daten nur so lange gespeichert werden dürfen, wie sie für den Zweck, zu dem sie erhoben wurden, erforderlich sind. Zudem müssen Betroffene das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung ihrer Daten haben. In der Praxis bedeutet dies, dass Unternehmen in der Lage sein müssen, personenbezogene Daten gezielt zu finden, zu bearbeiten und zu löschen, sobald die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann Unternehmen dabei unterstützen, diese Anforderungen zu erfüllen, indem es beispielsweise automatische Löschfunktionen und Zugriffsprotokolle bereitstellt. Die DSGVO-konforme Archivierung minimiert das Risiko von Datenschutzverletzungen und trägt zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bei. Für Unternehmen ist dies nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern auch ein wichtiger Aspekt für das Vertrauen der Kunden und Geschäftspartner.