Die Verfahrensdokumentation ist ein zentrales Element der rechtssicheren Archivierung. Sie beschreibt detailliert die Prozesse, Systeme und technischen Rahmenbedingungen, die im Unternehmen für die elektronische Archivierung genutzt werden. Eine vollständige Verfahrensdokumentation enthält Informationen über den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments – von der Erfassung über die Speicherung bis hin zur Löschung. Zudem dokumentiert sie die eingesetzte Software, die Verantwortlichkeiten der Mitarbeitenden und die Sicherheitsmaßnahmen, die zum Schutz der archivierten Daten ergriffen werden. Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist eine Anforderung der GoBD und stellt sicher, dass das Unternehmen jederzeit in der Lage ist, den Archivierungsprozess gegenüber Prüfbehörden nachvollziehbar darzustellen. Sie ist ein wichtiger Bestandteil der Compliance und trägt dazu bei, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen. Eine gut dokumentierte Verfahrensdokumentation minimiert das Risiko von Fehlern im Archivierungsprozess und dient als Nachweis der Ordnungsmäßigkeit bei Betriebsprüfungen.